8 techniques pour mieux gérer son temps de travail

Il existe une multitude de techniques pour gérer son temps de travail au mieux. C’est un sujet qui me passionne et m’attire, c’est pourquoi je vous donne 8 conseils pour reprendre la main sur votre emploi du temps.

Il n’est pas facile de nos jours de pouvoir avancer sur un dossier sans être interrompu par une notification, un appel téléphonique ou un nouveau mail.

Vous savez que lorsque le cerveau, après chaque distraction, a besoin d’un temps incompressible pour vous permettre de vous reconcentrer dans cette tâche.

Ce temps peut-être avantageux si la distraction est en rapport avec le dossier sur lequel vous travaillez. Mais en général, cette distraction vous fait perdre du temps qui s’ajoute à votre non-productivité journalière et vous donne la sensation de ne pas avancer.

L’étude décrite dans cet article montre que ce temps peut être considérable (environ 24 minutes de perdu).

1. Gérer vos priorités

Gérer son temps, c’est avant tout savoir gérer vos priorités.

• En premier lieu, toutes actions que vous pouvez faire en moins de 2 minutes, faites-là.
• Ensuite, n’hésitez pas à prendre le temps en fin de journée, d’écrire les priorités que vous devez faire le lendemain pour faire avancer un dossier.
• Vous pouvez également découper en plusieurs objectifs, actions un dossier moyen-long terme.

2. Distinguer l’urgent et l’important

Il est important d’ordonner ces activités en commençant par éviter la confusion entre urgent et important. Et pour éviter cette confusion, rien ne vaut la matrice d’Eisenhower.

Encore faut-il arriver à se maitriser, voire aller à l’encontre de notre cerveau pour s’en sortir. Notre cerveau très sollicité a tendance à vouloir aller naturellement vers les actions à court terme.

C’est pourquoi il faut toujours vous poser cette question :

En faisant avancer son dossier par ma réponse, est-il plus important que ma propre mission ?

Par exemple, si votre chef vous demande une réponse « urgente », il faut déjà connaitre votre chef et essayer de savoir ces attentes. Ce qui vous permettra de mieux considérer le contenu, le délai et de négocier son rendu.

Il faut, à tout prix, ne pas se mettre de pression inutile car toutes les demandes sont considérées « urgentes ». Un salarié sur 2 en France estime qu’il doit agir ou répondre dans les 30 minutes à la réception d’un mail. Les salariés français, en plus de l’infobésité, sont clairement touchés par le syndrome FOMO (Fear Of Missing Out). Ce syndrome exprime la peur de manquer une information.

Cela demande une force de caractère, mais demande surtout de mettre en place une habitude de travail qui sera comprise par vos collègues de travail. Par exemple, je considère le mail comme un moyen asynchrone. C’est-à-dire que si j’envoies une demande par mail, je ne cherche pas à avoir la réponse de suite. Et bien cette philosophie, j’essaye de la faire comprendre par mes actions aux quotidiens à mes supérieurs.

3. Privilégiez les résultats

Pour optimiser votre temps au mieux, arrêtez de penser constamment en temps mais plutôt en résultats.

Ok Laurent mais dans d’autres articles, tu dis qu’il faut découper des dossiers longs en plusieurs actions par exemple en utilisant la technique Pomodoro ? Je comprends plus….

C’est vrai mais j’y viens.

Ici, je parle de vous organiser c’est-à-dire, par exemple, de vous tasker en notant sur votre agenda les journées qui arrivent en vous donnant la possibilité de modifier vos objectifs quotidiens en fonction des réponses que vous recevez.

Un exemple pour être plus concret : J’ai trouvé un appartement et mon offre d’achat a été acceptée par le vendeur. L’étape d’après est la rédaction et signature du compromis de vente. Pour se faire, vous devez rassembler plusieurs informations pour pouvoir les insérer dans le compromis comme le montant du prêt, l’estimation de la rénovation, trouver une agence pour faire gérer ton bien, etc… Ceci va demander de faire appel à plusieurs personnes différentes donc :

• Jour 1 : appeler un courtier ou ma première banque pour prendre RDV
• Jour 2 : rechercher un artisan ou un architecte pour effectuer les travaux
• etc… tu vois comment faire ?

Et bien ton objectif pour moins de stress est de te noter ses actions dans ton agenda pour te donner des objectifs atteignables et cadrés dans le temps. Cela est plus gratifiant car tu vois l’avancement de ton dossier ou ton aventure dans le cas de l’immobilier en accomplissant, chaque jour, un objectif qui te rapproche du résultat final.

4. Limiter voire arrêter le multitasking

Comme énoncé plus tôt, l’infobésité et notre connectivité intrusive nous force à travailler sur plusieurs choses en même temps. Il faut savoir se déconnecter mais surtout essayer d’anticiper les choses. Pour y arriver, il va falloir utiliser les techniques citées plus tôt et habituer ton environnement de travail à ta manière de faire. De plus, le cerveau n’aimant pas les interruptions, le multitasking te rend non-productif et tu risques d’entrer dans un cercle vicieux qui est bien connu aujourd’hui tel que le burn-out.

5. Eviter le planning partagé

Ce conseil est à appliquer depuis peu, enfin depuis l’arrivée du cloud et des espaces collaboratifs. Les messageries se sont mises au diapason pour proposer le partage de planning pour éviter au départ à l’organisateur de la réunion de vérifier si tous les participants étaient présents ou pas. C’est vrai que c’est pratique de pouvoir avoir en direct le retour de présence des participants ou de pouvoir vérifier sur leur agenda leur disponibilité.

Mais cette facilité a été détournée pour ensuite devenir encore plus intrusive. L’exemple étant la planification de réunion venant de votre collègue parce qu’il voit un trou dans votre planning. Ce qui peut nous faire arriver à des emplois du temps remplis de réunions et qu’on soit touché par la « réunionite aigue ».

Ce détournement vous oblige à définir des plages horaires « indisponibles » et de demander à vos collègues de vous envoyer des invitations au lieu de vous les imposer direct dans votre agenda.

Mais pour ne pas arriver à ça, montrez directement une manière asynchrone dans votre travail, ce qui enlève l’envie à beaucoup de vous planifier des réunions sans vous inviter. Ce qui m’amène à la technique suivante.

6. Oser vous mettre en « non disponible »

Cette technique n’en ai pas une. Je dirais plutôt que c’est un effort à faire dès votre arrivée à poste. Il faut vous accorder du temps pour vous. A la fois, pour avancer dans certains dossiers de fond ou qui demandent du calme. Mais aussi pour arriver à durer et rester productif. Ce n’est pas de l’arrogance ou une insulte de se mettre en non disponible, c’est pour votre bien.

7. Lutter contre le trop plein d’informations

Ici, le message important est d’éviter d’accumuler plusieurs canaux d’informations. C’est à dire par exemple, la messagerie professionnelle + messagerie instantané + chat, etc…

Vous avez compris, il faut bien utiliser les outils de communication pour éviter la distraction et surtout l’obligation induite de devoir suivre plusieurs canaux pour ne pas rater des informations importantes venant de votre boss ou d’un collègue.

Pour se faire, il est essentiel d’utiliser à bon escient les différents outils mis à disposition et de faire comprendre ensuite à votre environnement la manière dont vous les utilisez. Par exemple, je considère que quelqu’un qui m’envoie un mail n’attend pas ma réponse de suite (= se reporter à mes dires plus tôt).

8. Planifier l’inactivité

Cette dernière technique est la plus dure car elle demande un effort pour le faire, surtout au vu de la pression professionnelle que nous subissons au quotidien. Cependant, je vous apprends rien, en vous disant que de nombreuses études démontrent que faire une pause permet à votre cerveau de consolider les connaissances et permet aussi de le faire souffler.

Par exemple, planifier une (ou plusieurs) séances de sport dans votre agenda et tenir votre engagement !

De nombreuses entreprises mettent en place le retour de la sieste car le personnel revenait plus productif l’après-midi après s’être accordé cette pause.

Conclusion

Ciblez ce qui compte vraiment = faites des choix réfléchis au lieu de réagir aux urgences.

Prenez le temps à la réflexion avant de vous lancer tête baissée dans votre tâche, ce n’est pas du temps perdu mais du temps que vous gagnerez par la suite.

Et surtout, avec l’expérience et l’entrainement à agir ainsi, vous pouvez arriver à l’objectif de chacun qui est de trouver l’équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle.

Vous voulez en savoir plus, voici quelques livres pour vous :

• 7 Techniques pour Gagner du Temps: Le guide ultime pour augmenter sa productivité et gagner du temps pour SOI
• La bible pour bien gérer son temps
• COMMENT ORGANISER SON TRAVAIL ET BOOSTER SA PRODUCTIVITÉ ?: 30 Techniques et règles pour gagner du temps et de l’argent !

Et vous quelles sont les techniques que vous utilisez pour gérer votre temps ?